Und hier sitzen wir nun vor unseren Bildschirmen. Wir arbeiten am Laptop, kommunizieren online, kaufen virtuell ein und erleben die grenzenlose digitale Welt. Eine Welt, in der wir das Haus nicht mehr verlassen müssten. Die Erde dreht sich weiter, auch zu Lockdown-Zeiten und die Digitalisierung hilft uns ein Stück weit durch die Krise.

Endlich digital

Auch wir sind dankbar für die digitalen Möglichkeiten. Seit dem ersten Lockdown 2020 haben wir uns frei nach dem Motto „irgendwas muss doch gehen“ auf die Durchführung von Digital- und Hybrid-Events spezialisiert.

Im Digitalisierungsprozess wirkte die Pandemie wie ein Katalysator. In rasanter Geschwindigkeit wurden neue digitale Veranstaltungsformate ins Leben gerufen, Hygienekonzepte entwickelt und neue Technologien ausgearbeitet. Nach einem Jahr ohne Präsenzveranstaltungen, aber mit zahlreichen digitalen Events, wollen wir unsere wichtigsten Learnings für euch zusammenfassen.

Sicherheit und Transparenz

Themen wie die maximale Teilnehmer*innenzahl, Maskenpflicht, Mindestabständen und Kontaktdatenerfassung werden uns wohl noch eine gewisse Zeit begleiten. Hybride Events benötigen nun mehr denn je umfassende Präventionskonzepte, Hygienefortbildungen und gut durchdachte Sicherheitskonzepte. Fortbildungen wie bspw. von der IHK können hier sinnvolle Anlaufstellen sein. Wir sind bereits EventSafety geprüft und haben uns in Sachen Infektionsschutz und Hygiene weitergebildet.

Virtuelle Events

Wer großen Wert auf Planungssicherheit legt, sollte zur Zeit rein virtuelle Eventkonzepte fokussieren. Die Teilnehmer*innen und Referent*innen können flexibel von überall teilnehmen und die Kontakte werden auf ein Minimum reduziert.

Die Vorteile von Digital-Events liegen klar auf der Hand:

• • • Orts- und Zeitunabhängigkeit
    • Ressourcenschonung
    • Erzielung einer größeren Reichweite
    • Nachhaltigkeit
    • Wegfall der Anreisezeit
    • geringere Kosten

Alternative Zoom, Skype oder Teams?

Tatsächlich brauchte es erst eine Pandemie und die damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen, damit die Digitalsierung in einigen Firmen in Angriff genommen wurde. Ja, im Jahr 2020 wurde viel experimentiert und getestet. Aber spätestens in diesem Jahr sollte jedem bewusst sein, dass der Einsatz allein von Streaminplattformen wenig mit professionellen Events zutun hat. Ja die Streams ermöglichen es einander zu sehen oder auch mal einen Bildschirm zu teilen aber sobald es darum geht professionelle Seminare, Workshops, Tagungen oder Konferenzen zu realisieren benötigt es ein bisschen mehr Technik.

Weniger Monolog, mehr Interaktion

Obwohl wir in Zeiten von Kontaktbeschränkungen leben, ploppen täglich neue digitale Sendungen auf, Moderationen, Online-Tagungen oder andere virtuelle Formate. Mit entsprechenden Tools  ist das professionelle und datenschutzkonforme Streaming problemlos möglich.
Die Krux hierbei, ist eine ansprechende Gestaltung, diese entsteht nicht bei einer 1:1 Übertragung des analogen Events in den virtuellen Raum.

Wir raten von langen Monologen und der eintönigen frontalen „30-Minuten-Powerpoint-Präsentation“ ab. Die Aufmerksamkeitsspanne der Zuhörer*innen ist geringer und der fehlende direkte Kontakt lässt uns schneller vor unseren Bildschirmen ermüden. Wie wäre es mit einer Moderatorin oder einem Moderator? Die  Teilnehmer*innen werden besser abgeholt und das Event bekommt einen roten Faden. Auch die Einbindung von Interaktionstools wie virtuelle Umfragen, Gruppen-Chats oder 1:1 Meetings tragen zu einem spannenden Event bei.

Digitale und hybride Veranstaltungen müssen visuell ansprechend gestaltet werden, hier empfehlen sich Video-Einspieler, virtuelle Umgebungen durch Greenboxtechniken, Live Schaltungen oder auch grafische Elemente wie Bauchbinden und Cornerlogos.

Hybride Formate bieten mehr Flexibilität

Mit einem Sicherheits- und Hygienekonzept sind auch Kombinationen aus Präsenz- und Digital-Veranstaltungen möglich. Hybride Formate bieten vielfältige Möglichkeiten, sie sind flexibler und werden die Zukunft maßgeblich prägen. Mit professionellem Equipment wie Kameras, Mikrofone und zuverlässige Server, können Live-Übertragungen realisiert werden.

Die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Digitales / hybrides Event:

• • • Kreiere ein neues Event und versuch nicht das analoge Event 1:1 in die digitale Welt zu kopieren
    • Binde Moderator*innen mit ein
      
    • Gestalte das Event visuell ansprechend durch Einspieler, virtuelle Umgebungen, Baubinden, Cornerlogos etc.
    • Ein gelungenes und professionelles Event erfordert auch professionelle Technik
      
    • Vermeide starre Monolog und binde alle die Teilnehmer*innen ob vor ort oder vor den Bildschirmen gleichermßane mit ein

Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Auch vor dem Hintergrund der Resscourcenknappheit und steigenden CO₂ -Werten sind virtuelle Events nachhaltigere Lösungen. Schlagwort Green Events! Kleinere Locations, kein Catering und Anfahrten und Unterbringungen fallen weg. Durch die virtuelle Teilnahme bleiben weite Anreisen mit dem Auto oder Flugzeug erspart.

Also, alles digital oder was?

Dieses Jahr gilt es, den großen Digitalisierungsschub aus dem vergangenen Jahr weiter auszubauen um den wachsenden Ansprüchen gerecht zu werden. Hybride Events werden auch nach Corona großen Einfluss auf die Eventbranche haben. Doch eins ist auch sicher, Digital-Events werden niemals Präsenzveranstaltungen gänzlich ersetzen können. Im Vordergrund einer Veranstaltung steht immer noch der Mensch, dessen Bedürfnis nach direktem Kontakt und die unersetzbare Wahrnehmung und Interaktion mit allen Sinnen.